MENTIoNS LÉGALES ET CONFIDENTIALITÉ

1. Objet de la politique

La présente politique de confidentialité a pour objet d’informer les visiteurs, candidats, intervenants, participants et partenaires des Assises Euro-Méditerranéennes du Patrimoine Hydraulique sur la manière dont leurs données personnelles sont collectées, utilisées, conservées et protégées.

Elle s’applique notamment aux données recueillies :

• lors de la navigation sur le site ;

• au moyen du formulaire de contact ;

• dans le cadre des appels à communications, posters scientifiques et outils de médiation ;

• lors des demandes de partenariat ;

• lors des inscriptions et paiements réalisés sur HelloAsso ;

• lors d’une éventuelle inscription à une lettre d’information ;

• par l’intermédiaire des cookies et outils de mesure d’audience.
   

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles collectées dans le cadre du site et de l’organisation des Assises est :
 

EKOMORPHOZ
Association déclarée régie par la loi du 1er juillet 1901
Siège social : Résidence, 1 rue Benjamin Franklin, 66000 Perpignan
SIREN : 923 318 497
SIRET : 923 318 497 00016
RNA : W662013834
Adresse électronique : assises-patrimoine@ekomorphoz.org
Téléphone : 06 16 73 39 45
 

Ces informations correspondent à la situation de l’association au répertoire SIRENE du 9 juillet 2026.

Le suivi opérationnel des demandes est assuré par Dylan Planque, chef de projet et coordinateur des Assises Euro-Méditerranéennes du Patrimoine Hydraulique.
 

3. Données collectées
 

Navigation sur le site

Lors de la consultation du site, certaines données techniques peuvent être traitées automatiquement :

• adresse IP ;

• type de navigateur et d’appareil ;

• système d’exploitation ;

• pages consultées ;

• date et heure de consultation ;

• origine de la visite ;

• préférences relatives aux cookies ;

• informations nécessaires à la sécurité et au bon fonctionnement du site.
   

Les données strictement nécessaires servent à assurer l’affichage, la sécurité et le fonctionnement du site. Les données de mesure d’audience ou liées à des services tiers ne sont utilisées qu’après le recueil du consentement lorsque celui-ci est requis.
 

Formulaire de contact

Le formulaire de contact peut recueillir :

• prénom et nom ;

• adresse électronique ;

• numéro de téléphone ;

• organisme, entreprise ou institution ;

• objet et contenu du message ;

• éventuelles pièces jointes ou informations volontairement transmises.
   

Ces informations sont utilisées uniquement pour comprendre la demande, y répondre et assurer son suivi.
 

Appels à contributions

Dans le cadre des appels à communications, posters scientifiques ou présentations d’outils de médiation, les données suivantes pourront notamment être demandées :

• identité et coordonnées du candidat ;

• fonction, statut et organisme de rattachement ;

• pays et adresse professionnelle ;

• titre de la proposition ;

• résumé, mots-clés et axe thématique ;

• courte biographie ;

• langue de présentation ;

• document scientifique, poster ou présentation du projet ;

• noms et coordonnées des éventuels coauteurs ;

• informations nécessaires à l’organisation de l’intervention.
   

Ces données permettent de réceptionner les propositions, vérifier leur recevabilité, les transmettre au comité scientifique ou au comité de sélection, informer les candidats de la décision et organiser la participation des personnes retenues.

Les informations destinées à être publiées — nom, fonction, organisme, biographie, titre, résumé, photographie ou support — ne seront diffusées que dans le cadre annoncé aux intervenants et, lorsque cela est nécessaire, après obtention de leur autorisation.
 

Inscriptions aux Assises

Les inscriptions seront réalisées par l’intermédiaire de la plateforme HelloAsso. Les données suivantes pourront notamment être traitées :

• prénom et nom ;

• adresse électronique et numéro de téléphone ;

• organisme, fonction et pays ;

• formule d’inscription sélectionnée ;

• journées et visites choisies ;

• statut étudiant et justificatif associé ;

• informations nécessaires à la facturation ;

• statut du paiement ;

• besoins d’accessibilité ou d’accompagnement ;

• informations nécessaires à l’organisation des transports et visites.
   

Les données de carte bancaire ne sont pas collectées directement par Ekomorphoz sur le site des Assises. Le paiement est réalisé sur HelloAsso selon les conditions de sécurité et de confidentialité propres à cette plateforme. HelloAsso indique agir comme sous-traitant pour les données collectées pour le compte de l’association, mais aussi comme responsable de traitement pour certaines opérations nécessaires à son service de paiement.
 

Photographies et captations audiovisuelles

Des photographies, captations vidéo et enregistrements sonores pourront être réalisés pendant les Assises Euro-Méditerranéennes du Patrimoine Hydraulique.

Ces contenus ont pour finalité de documenter l’événement, d’en assurer le compte rendu et de promouvoir les Assises, leurs activités et leurs futures éditions. Ils pourront être diffusés, sans contrepartie financière, sur les supports de communication directement liés aux Assises et à leurs organisateurs : site internet, réseaux sociaux, lettres d’information, programmes, plaquettes, dossiers de présentation, bilans, communiqués de presse, publications institutionnelles, captations et vidéos rétrospectives.

Ces contenus ne seront pas cédés à des tiers en vue d’une utilisation publicitaire ou commerciale sans rapport avec les Assises.

Les participants qui ne souhaitent pas apparaître de manière identifiable dans un portrait, une interview, un gros plan ou tout autre plan individuel sont invités à le signaler, dès leur arrivée, auprès de l’équipe chargée des photographies et captations audiovisuelles. L’organisateur prendra les mesures raisonnables nécessaires afin de respecter ce choix.

Des photographies ou captations d’ambiance, des plans larges de salles, des vues de groupes ou des images de l’événement dans lesquelles aucune personne n’est spécifiquement individualisée pourront néanmoins être réalisées et diffusées dans le cadre de l’information et de la communication relatives aux Assises.

Toute demande concernant l’utilisation ou le retrait d’une image peut être adressée à : assises-patrimoine@ekomorphoz.org.
 

Besoins particuliers et données sensibles

Les informations relatives aux allergies, à la santé, au handicap ou à certains besoins d’accessibilité sont facultatives et ne doivent être communiquées que lorsqu’elles sont nécessaires à l’accueil du participant.

Ces informations peuvent constituer des données sensibles. Elles seront traitées de manière confidentielle, uniquement par les personnes ayant besoin d’en connaître pour organiser l’accueil, avec le consentement explicite de la personne concernée. Les données relatives à la santé bénéficient d’une protection renforcée et leur traitement nécessite une justification spécifique, notamment un consentement exprès lorsqu’il est utilisé comme fondement.
 

Demandes de partenariat

Dans le cadre d’une proposition de partenariat, peuvent être recueillis :

• identité et coordonnées du contact ;

• fonction ;

• organisme ou entreprise représenté ;

• nature de la proposition ;

• informations relatives au partenariat envisagé ;

• échanges et documents nécessaires à son instruction.

Ces données sont utilisées pour analyser la demande, prendre contact avec la structure concernée et préparer, le cas échéant, une convention ou un engagement de partenariat.
 

Lettre d’information

Lorsqu’une lettre d’information sera proposée, l’adresse électronique, le nom et éventuellement la langue de communication pourront être collectés.

L’inscription sera facultative et reposera sur un consentement préalable. Chaque message comportera un moyen simple de se désinscrire. Une adresse collectée pour une candidature, une inscription ou un formulaire de contact ne sera pas automatiquement ajoutée à la lettre d’information sans accord spécifique.
 

Photographies et captations vidéos et enregistrements sonores

Des photographies, captations vidéo et enregistrements sonores pourront être réalisés pendant les Assises Euro-Méditerranéennes du Patrimoine Hydraulique afin de documenter l’événement, d’en assurer la restitution et de contribuer à sa communication.
 

Les participants seront informés, au moment de leur inscription ainsi que par une signalétique présente sur les lieux, de l’intervention éventuelle de photographes, vidéastes ou techniciens chargés de la captation.
 

Des plans généraux et des images d’ambiance pourront être réalisés pendant les conférences, tables rondes, ateliers, visites et temps de convivialité. Ces images seront utilisées dans le respect de la dignité des personnes et sans porter une attention particulière à un participant ayant manifesté son opposition.
 

La diffusion d’un portrait, d’un entretien, d’un témoignage ou d’une image sur laquelle une personne est isolée et clairement reconnaissable fera, sauf exception prévue par la législation applicable, l’objet d’une autorisation préalable, spécifique et facultative. Le refus de cette autorisation n’aura aucune conséquence sur la possibilité de s’inscrire ou de participer aux Assises.
 

Les photographies et vidéos pourront notamment être diffusées sur le site internet des Assises, les sites des organisateurs et partenaires, les réseaux sociaux, les supports de présentation, les publications institutionnelles, les relations avec la presse ainsi que dans les archives consacrées à l’événement.
 

Les intervenants, modérateurs et participants prenant expressément la parole dans le cadre du programme scientifique feront l’objet d’une information et, lorsque cela est requis, d’une autorisation distincte précisant notamment les finalités de la captation, les supports de diffusion, la durée d’utilisation et les conditions éventuelles de reproduction, de montage ou de diffusion d’extraits.
 

Toute personne concernée pourra exercer ses droits ou demander le retrait d’une image la représentant en contactant : assises-patrimoine@ekomorphoz.org. La demande devra permettre d’identifier précisément l’image ou la séquence concernée.
 

4. Finalités et bases juridiques

Les traitements réalisés reposent sur les bases suivantes :
 

Intérêt légitime d’Ekomorphoz

L’intérêt légitime peut notamment fonder :

• la réponse aux demandes reçues par le formulaire de contact ;

• la gestion des relations avec les partenaires ;

• l’instruction et le suivi des candidatures scientifiques ;

• la sécurité du site ;

• la prévention des abus et tentatives de fraude ;

• l’organisation et l’amélioration générale de l’événement.

Exécution d’un contrat ou mesures précontractuelles

Cette base peut notamment concerner :

• la gestion des inscriptions ;

• le traitement des paiements et confirmations ;

• l’organisation des prestations comprises dans les pass ;

• les relations contractuelles avec les participants ou partenaires ;

• la gestion des annulations, réclamations et remboursements.

Consentement

Le consentement est notamment utilisé pour :

• l’envoi d’une lettre d’information ;

• les cookies non nécessaires ;

• certains outils de mesure d’audience ;

• le chargement de contenus externes lorsque cela est requis ;

• le traitement de données sensibles volontairement communiquées ;

• certaines captations ou publications nécessitant une autorisation.

Le consentement peut être retiré à tout moment, sans remettre en cause la licéité des traitements déjà réalisés avant ce retrait.

Obligation légale

Certaines données doivent être conservées afin de respecter les obligations comptables, fiscales, administratives ou légales applicables à Ekomorphoz.
 

5. Caractère obligatoire ou facultatif des informations

Les champs signalés par un astérisque dans les formulaires sont nécessaires au traitement de la demande. En l’absence de ces informations, Ekomorphoz pourra ne pas être en mesure de répondre, d’examiner une proposition ou de finaliser une inscription.

Les autres champs sont facultatifs.

Il est demandé aux utilisateurs de ne transmettre que les informations strictement nécessaires et de ne pas communiquer spontanément de données sensibles dans les zones de commentaire libre.
 

6. Destinataires des données

Selon la nature de la demande, les données pourront être accessibles :

• aux personnes habilitées d’Ekomorphoz ;

• au chef de projet et à l’équipe d’organisation des Assises ;

• aux membres autorisés du comité scientifique ou du comité de sélection ;

• aux prestataires techniques chargés du fonctionnement du site ;

• aux prestataires intervenant dans l’inscription et le paiement ;

• aux prestataires de transport, de restauration, d’hébergement, d’accueil ou de visite, uniquement lorsque cela est nécessaire ;

• aux partenaires institutionnels ou opérationnels directement concernés par l’organisation d’une prestation ;

• aux autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi l’exige.

Les données ne sont communiquées qu’aux personnes qui en ont besoin pour accomplir leurs missions. Elles ne sont pas vendues ni louées à des fins commerciales.
 

7. Prestataires et services externes

Wix

Le site est créé et hébergé sur la plateforme Wix. Wix intervient comme prestataire technique pour l’hébergement, les formulaires, les bases de données et certaines fonctionnalités du site.

Wix permet au propriétaire du site d’extraire ou de supprimer les données d’un visiteur à la suite d’une demande d’exercice de droits. Le propriétaire du site reste responsable de la réponse adressée à la personne concernée.
 

Usercentrics

Usercentrics est utilisé pour analyser les cookies présents sur le site, recueillir les choix des visiteurs et conserver leurs préférences de consentement.

Les visiteurs peuvent accepter, refuser ou personnaliser les cookies non nécessaires et modifier ultérieurement leurs choix au moyen du déclencheur de confidentialité présent sur le site.
 

HelloAsso

HelloAsso est utilisé pour la gestion des inscriptions et paiements.

HelloAsso traite certaines données pour le compte d’Ekomorphoz afin de gérer les inscriptions. La plateforme traite également certaines données sous sa propre responsabilité afin de fournir ses services de paiement, de sécuriser les transactions et de respecter ses obligations réglementaires.
 

Contenus et liens externes

Le site pourra intégrer ou renvoyer vers des services tiers, notamment YouTube, HelloAsso, des cartes, les sites des partenaires ou des réseaux sociaux.

Lorsque l’utilisateur accède à ces services, leurs propres politiques de confidentialité et conditions d’utilisation s’appliquent.
 

8. Transferts de données hors de l’Espace économique européen

Certains prestataires techniques peuvent traiter ou stocker des données en dehors de l’Espace économique européen.

Wix indique que les données peuvent être traitées notamment en Europe, en Israël, aux États-Unis ou dans d’autres pays. Wix précise recourir, selon les situations, à des décisions d’adéquation, aux clauses contractuelles types de la Commission européenne et à des garanties complémentaires pour encadrer les transferts internationaux.
 

9. Durées de conservation

Les données ne sont conservées que pendant une durée nécessaire à l’objectif pour lequel elles ont été recueillies, puis elles sont supprimées, anonymisées ou archivées lorsque la loi impose leur conservation. La CNIL rappelle que les données ne peuvent pas être conservées indéfiniment et que les documents de facturation peuvent notamment devoir être archivés pendant dix ans.
 

Les durées suivantes sont envisagées :
 

Formulaire de contact

Les messages et coordonnées sont conservés pendant la durée nécessaire au traitement de la demande, puis pendant trois ans à compter du dernier échange, sauf nécessité particulière ou obligation légale.
 

Candidatures non retenues

Les dossiers de candidature non retenus sont conservés pendant douze mois à compter de la notification de la décision, afin de permettre le suivi de la procédure et le traitement d’éventuelles contestations, puis supprimés ou anonymisés.
 

Candidatures retenues et intervenants

Les données nécessaires à l’organisation de l’intervention sont conservées jusqu’à la fin des Assises, puis pendant trois ans après l’événement pour le suivi administratif et la gestion d’éventuelles réclamations.

Les noms, biographies, titres, résumés, vidéos et communications destinés aux actes ou aux archives numériques peuvent rester accessibles plus longtemps, conformément aux autorisations de captation, de publication et de diffusion conclues avec les intervenants.
 

Inscriptions et participation

Les données d’inscription et de participation sont conservées en base active jusqu’à l’achèvement de l’événement, puis pendant trois ans pour le suivi administratif, la preuve de l’inscription et la gestion des réclamations.

Les documents comptables, factures et pièces justificatives sont archivés pendant la durée légale applicable, pouvant atteindre dix ans.
 

Justificatifs étudiants

Les justificatifs permettant de bénéficier du tarif étudiant sont supprimés dès qu’ils ne sont plus nécessaires et au plus tard trois mois après la fin de l’événement, sauf contestation en cours.
 

Besoins d’accessibilité, allergies et informations de santé

Ces informations sont conservées uniquement pendant la préparation et le déroulement de l’événement, puis supprimées au plus tard trois mois après sa fin, sauf incident, réclamation ou obligation imposant une conservation temporaire supplémentaire.
 

Demandes de partenariat

Les données relatives à une demande n’ayant pas abouti sont conservées pendant trois ans à compter du dernier contact. Ce délai correspond au point de repère généralement retenu par la CNIL pour les contacts de type prospect ou partenaire potentiel.
 

Lettre d’information

Les coordonnées sont conservées jusqu’au retrait du consentement ou à la désinscription. Une vérification régulière sera effectuée afin de supprimer les coordonnées devenues inactives ou obsolètes.
 

Cookies

Les durées propres à chaque cookie sont indiquées dans l’outil de gestion des cookies accessible depuis le site. Les choix de consentement sont conservés pendant la durée configurée dans Consentik, puis le consentement est de nouveau demandé.
 

10. Sécurité et confidentialité

Ekomorphoz prend les mesures organisationnelles et techniques raisonnables pour préserver la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données personnelles.

L’accès aux données est limité aux personnes autorisées et aux prestataires ayant besoin d’y accéder pour fournir leurs services.

Aucun système informatique ou service en ligne ne pouvant garantir une sécurité absolue, Ekomorphoz s’engage à réagir dans les meilleurs délais en cas d’incident de sécurité et à respecter les obligations de notification applicables.
 

11. Droits des personnes

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, toute personne peut, selon la base juridique et la nature du traitement, exercer les droits suivants :

• droit d’accès à ses données ;

• droit de rectification des informations inexactes ou incomplètes ;

• droit à l’effacement ;

• droit à la limitation du traitement ;

• droit d’opposition ;

• droit à la portabilité, lorsqu’il est applicable ;

• droit de retirer son consentement à tout moment ;

• droit de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès.

La CNIL rappelle que les organismes doivent permettre l’exercice effectif de ces droits et indiquer clairement une adresse ou un formulaire de contact.

Les demandes peuvent être adressées à :

assises-patrimoine@ekomorphoz.org
 

La demande doit préciser le droit exercé et permettre d’identifier les données concernées. Un justificatif d’identité ne sera demandé qu’en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur.

Ekomorphoz répondra dans les meilleurs délais et, en principe, dans un délai d’un mois. Ce délai peut être prolongé lorsque la demande est complexe ou nombreuse, sous réserve d’en informer la personne concernée.

 

12. Réclamation auprès de la CNIL

Lorsqu’une personne estime que ses droits n’ont pas été respectés, elle peut adresser une réclamation à la :

Commission nationale de l’informatique et des libertés – CNIL

Il est recommandé de contacter préalablement Ekomorphoz afin de permettre l’examen et la résolution de la demande. Le droit de saisir une autorité de contrôle fait partie des informations qui doivent être portées à la connaissance des personnes concernées.
 

13. Modification de la politique

La présente politique peut être modifiée afin de tenir compte de l’évolution du site, du programme des Assises, des outils utilisés ou de la réglementation.

La date de dernière mise à jour est indiquée en tête de cette page. En cas de modification importante concernant un traitement reposant sur le consentement, les personnes concernées pourront être informées ou invitées à renouveler leur choix.

Dernière mise à jour : 31 juillet 2026